PunchRoll
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Guías de Nómina (PR)

Recursos y guías paso a paso para entender el cumplimiento de nómina en Puerto Rico.

Analítica de videos de producto

Compara reproducciones manuales, primera vuelta completa y clics posteriores hacia registro por módulo e idioma.

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  1. Cuando autorices publicar, habilita las analíticas en Publishing y publica o vuelve a publicar. La vista de desarrollo no recopila estos eventos.
  2. Consulta product_video_manual_play, product_video_first_complete y product_video_signup_click. Cada evento se limita a una vez por visita al módulo e idioma; los bucles no suman conversiones.
  3. Filtra por module, language y origin (manual/autoplay). La finalización y el clic conservan el origen de la primera reproducción; completed indica si se completó el video antes del clic.
  4. El clic hacia registro no confirma que se creó una cuenta ni prueba causalidad. Solo se atribuye mientras sigue abierta la página del módulo y después de iniciar su video; no se guardan identificadores ni datos personales.

Seguridad: passkeys y MFA

Protege tu cuenta con Face ID, huella, llave de seguridad, aplicación autenticadora o correo, según la política de tu organización.

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  1. Abre Configuración > Seguridad y elige uno de los métodos permitidos. Recomendamos una passkey en dispositivos compatibles.
  2. Para Face ID, huella o llave, asigna un nombre al dispositivo y sigue el diálogo seguro del navegador. El dispositivo decide qué verificación ofrece.
  3. Para la aplicación autenticadora, escanea el QR y confirma el código. Para correo, solicita el código y úsalo antes de 10 minutos.
  4. Guarda los códigos de respaldo cuando aparezcan: se muestran una sola vez. En el inicio de sesión usa «Usar otro método» para cambiar de opción.
  5. Las acciones sensibles piden reautenticación. Puedes eliminar passkeys perdidas desde Configuración > Seguridad.

Dashboard

Tu punto de partida: indicadores clave (empleados activos, horas, nómina) y alertas del sistema que requieren atención.

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  1. Revisa las tarjetas superiores para ver totales del año (horas, nómina bruta y neta).
  2. Atiende o descarta las alertas de sistema (por ejemplo, empleados que no han ponchado).
  3. Usa el botón “Personalizar” para elegir qué widgets ver.

Reloj Ponchador

Registra entradas, salidas y períodos de almuerzo. Captura tu ubicación GPS para validar dónde ponchaste. Funciona incluso sin internet: el ponche se guarda en tu dispositivo y se sincroniza solo.

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  1. Selecciona tu nombre en la lista de empleados.
  2. Presiona “Entrada” al comenzar tu jornada y permite el acceso a tu ubicación.
  3. Si decides no tomar la foto cuando esté habilitada (aunque sea opcional), explica el motivo con al menos 10 caracteres. El ponche se guarda pendiente de aprobación y se avisa al gerente; cancelar no envía el ponche. Consulta tus excepciones en Registro de Horas.
  4. Al omitir la foto en la entrada, se conserva la hora original del intento mientras completas el motivo (hasta 10 minutos y dentro del mismo día).
  5. Registra “Salida a almorzar” y “Regreso de almuerzo” cuando corresponda.
  6. Presiona “Salida” (o “Terminar jornada” si sales temprano) al finalizar.
  7. ¿Sin señal? Poncha igual: verás “Ponche registrado sin conexión” y un contador de pendientes. Al volver el internet se sincroniza automáticamente (o presiona “Sincronizar ahora”); la hora y el GPS que cuentan son los del momento en que ponchaste.

Registro de Horas

Consulta tus ponches día por día, verifica horas trabajadas y solicita correcciones si algo está mal.

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  1. Elige el rango de fechas que quieres revisar.
  2. Verifica las horas regulares y extra calculadas por día.
  3. Si un ponche está incorrecto, solicita una corrección con la razón.

Resumen Semanal

Vista rápida de la semana: total de horas por empleado, horas extra y días trabajados.

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  1. Navega entre semanas con las flechas.
  2. Compara horas regulares y extra de cada empleado.

Nómina

Crea períodos de nómina, procesa los cálculos (impuestos PR/federales) y marca los pagos como emitidos.

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  1. Confirma primero la jurisdicción de la firma en Configuración: si no está confirmada, verás un aviso rojo y no podrás crear ni procesar nómina.
  2. Presiona “Nuevo período” y elige las fechas.
  3. Revisa el aviso de tablas de retención de Hacienda: indica el año y la fuente de las tablas 499 R-4.1 vigentes usadas para la retención automática.
  4. Revisa las horas y montos calculados para cada empleado.
  5. Antes de procesar, presiona “Revisar con Ponchi”: el sistema ejecuta chequeos automáticos (ponches sin salida, duplicados, horas extra altas, empleados sin horas, cambios atípicos de neto) y muestra un informe semáforo 🟢/🟡/🔴.
  6. Presiona “Procesar” para calcular deducciones e impuestos, incluyendo la Retención Contribución sobre Ingresos PR según el modo de cada empleado (automático, monto fijo del CPA o sin retención).
  7. Si un empleado tiene retención automática y no hay tablas vigentes del año, la nómina no se procesará hasta que se carguen las tablas.
  8. Cuando pagues, marca el período como “Pagado”.
  9. Desde el detalle de un período procesado o pagado puedes exportar su asiento a QuickBooks como CSV, Excel de respaldo o PDF, agrupado por período o por empleado.

Talonario

Consulta y descarga tus talonarios de pago con el detalle de ingresos, deducciones y acumulados del año.

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  1. Selecciona el período de pago que quieres ver.
  2. Revisa ingresos, deducciones y neto a pagar.
  3. Presiona “Explícame este talonario” para que Ponchi te explique en palabras sencillas cada deducción (también disponible en la app móvil).
  4. Descarga el talonario en PDF si lo necesitas.

Empleados

Administra el expediente de cada empleado: datos personales, tarifa, perfil laboral efectivo, acuerdos, supervisor y documentos.

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  1. Presiona “Nuevo empleado” para registrar a alguien.
  2. Completa nombre, seguro social (se cifra automáticamente), tarifa y frecuencia de pago.
  3. Si eliges “Servicios Profesionales”, lee la advertencia legal, marca la confirmación y acepta el diálogo legal al guardar (queda registrado en la bitácora; esta clasificación no retiene Seguro Social, Medicare ni SINOT).
  4. Completa la sección “Retención de Hacienda (499 R-4.1)”: modo de retención, estado personal, dependientes, concesiones y retención adicional según el certificado del empleado.
  5. Asigna un supervisor para el flujo de aprobaciones.
  6. En el detalle del empleado, presiona “Editar” para completar o corregir la información personal y laboral, incluso campos que todavía estén vacíos; turno, idioma, estatus, tipo de empleo, supervisor y lugar de trabajo se seleccionan de listas.
  7. Registra nuevas versiones de la dirección con su fecha efectiva y administra los contactos de emergencia desde su pestaña; el sistema conserva el historial anterior.
  8. El seguro social permanece fuera del editor general: solo puede revelarse mediante el flujo protegido con contraseña y motivo.
  9. Entra al detalle del empleado y abre “Cumplimiento laboral” para revisar el perfil FLSA/Ley 180, períodos probatorios, propinas, convenios colectivos y acuerdos firmados con vigencia por fecha.
  10. Consulta la evidencia mensual de acumulación de vacaciones y enfermedad; cada evento conserva horas, regla, versión y decisión usada en el cálculo.

Tiempo Libre y Solicitudes

Solicita vacaciones, enfermedad y días personales; consulta balances y usa las opciones especiales permitidas por las reglas y acuerdos vigentes.

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  1. Revisa tus balances disponibles arriba.
  2. Presiona “Nueva solicitud”, elige el tipo y las fechas.
  3. Para enfermedad familiar en Puerto Rico, indica la fecha de notificación y el estado de la certificación; el sistema verifica el límite anual y la reserva mínima del balance.
  4. Si existe un acuerdo vigente para fragmentar vacaciones, puedes solicitar horas en vez de días completos.
  5. Da seguimiento al estado: pendiente, aprobada o denegada.

Aprobaciones

Cola de aprobación para supervisores: tiempo libre, solicitudes de empleados y excepciones de asistencia.

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  1. Revisa la pestaña de tiempo libre y la de solicitudes.
  2. Aprueba o deniega cada solicitud con una nota si aplica.
  3. Atiende las excepciones de asistencia (tardanzas, ponches fuera de área).
  4. En la pestaña Excepciones de asistencia revisa los ponches sin foto y sus justificaciones; aprueba o rechaza la excepción. No se aprueban automáticamente.

Horarios

Calendario semanal de turnos. Los supervisores crean y editan turnos; los empleados consultan su horario.

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  1. Navega entre semanas para ver los turnos asignados.
  2. Como supervisor, haz clic en un día para crear o editar un turno.

Documentos

Centro de documentos de la empresa: manuales, políticas y avisos. Firma digitalmente los documentos que lo requieran.

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  1. Abre un documento para leerlo.
  2. Si requiere firma, presiona “Firmar” y confirma.
  3. Los administradores pueden subir nuevos documentos y ver quién ha firmado.

Formularios y W-2

Biblioteca de formularios oficiales de PR y federales, con generación de W-2 y llenado asistido por IA.

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  1. Busca el formulario que necesitas y descárgalo (incluye la plantilla oficial de SURI 499R-2c/W-2cPR en Excel).
  2. En la pestaña W-2, genera los comprobantes del año (managers y administradores).
  3. Para corregir W-2PR ya radicados, usa “Exportar Excel corrección (499R-2c)”: descarga la plantilla de SURI llena con los datos anuales, complétala y súbela a SURI.

Reportes

Reportes de horas, nómina y costo patronal; incluye Totales por nóminas en PDF horizontal.

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  1. Abre Reportes y selecciona Totales por nóminas; elige año o trimestre (filtran por fin del período, aunque Fecha Nómina muestre la fecha de pago) o un período finalizado.
  2. Revisa cada fila y la fila Totales. * indica fin del período cuando falta fecha de pago; una celda vacía indica desglose no disponible, no cero.
  3. Descarga el PDF tamaño carta horizontal. Seg Social reúne Seguro Social y Medicare del empleado; G.Reembolsables es informativo y no se suma dos veces al neto.

Cumplimiento

Hallazgos calculados en vivo con reglas legales versionadas por fecha: salario mínimo, horas extra, acumulaciones, documentos y más.

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  1. Revisa cada hallazgo y su severidad.
  2. Verifica la fecha, fuente y versión de la regla aplicada; las reglas nulas o derogadas no gobiernan cálculos.
  3. Abre el expediente del empleado para corregir su clasificación legal o documentar un acuerdo efectivo sin reescribir el historial.
  4. Corrige la causa o descarta el hallazgo con una justificación.

Planillas Trimestrales

Planillas trimestrales de PR (941-PR, desempleo, SINOT y más) con seguimiento de estado, reconciliación de retención de Hacienda por empleado y exportación a PDF/Excel.

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  1. Elige el año y trimestre.
  2. Revisa los montos calculados de cada planilla.
  3. Coteja la tarjeta de reconciliación de retención PR: suma lo retenido por empleado en las nóminas procesadas o pagadas del trimestre y se exporta a Excel para cuadrar la 499 R-1B.
  4. Marca cada planilla como radicada cuando la sometas.
  5. Usa el Centro de radicación anual (W-2PR): sigue el checklist guiado para cargar el archivo EFW2PR en SURI (Hacienda) y el EFW2 en BSO (Seguro Social), y consulta el estado de la radicación.
  6. Los administradores verán una nota sobre la consolidación del 941-PR con el 941 federal, actualmente bajo revisión.

Configuración

Datos de la empresa, parámetros de impuestos y salarios, jurisdicción (Puerto Rico), política de ponches y ubicaciones con geocerca.

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  1. Completa la información de la empresa (nombre, EIN, dirección).
  2. Confirma la jurisdicción de la firma (Puerto Rico): es obligatoria y sin ella no se puede crear ni procesar nómina. También aparece como paso en la Configuración Inicial.
  3. Revisa los parámetros de impuestos según tu jurisdicción; el sistema aplica automáticamente el tope vigente de Seguro Social ($176,100 en 2025; $184,500 desde 2026) y el Medicare Adicional de 0.9% sobre salarios que exceden $200,000 en el año.
  4. Define ubicaciones de trabajo con su radio de geocerca para validar ponches.
  5. En la pestaña “Acerca de” encuentras la información de la aplicación (versión, fecha del build, licencia) y de NOVENTRY LLC, la empresa desarrolladora del ecosistema.

Kiosco de Ponches

Una tableta o computadora compartida donde todos los empleados ponchan con su PIN personal, sin necesidad de cuentas individuales.

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  1. En Configuración, abre la pestaña “Kiosco” y genera el enlace del kiosco.
  2. Asigna un PIN a cada empleado (o deja que el sistema lo genere).
  3. Abre el enlace en la tableta del local; queda fija en modo kiosco.
  4. Cada empleado toca su nombre, escribe su PIN y poncha entrada, almuerzo o salida.
  5. Si omite una foto habilitada, el empleado indica el motivo (mínimo 10 caracteres); el ponche queda pendiente de aprobación en Aprobaciones.
  6. Si necesitas invalidar el enlace (por ejemplo, se compartió por error), regenéralo desde la misma pestaña.

Verificación por Foto

Captura una foto del empleado al ponchar (web, kiosco y móvil) para prevenir que otra persona registre el ponche por él. La foto nunca bloquea el ponche.

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  1. En Configuración, abre la pestaña “Verificación por foto” y activa la captura.
  2. Decide si la foto es opcional u obligatoria; si es obligatoria y falta, el ponche se registra igual pero genera una excepción para revisión.
  3. Ajusta la retención (por defecto 90 días); las fotos se eliminan automáticamente, los ponches nunca.
  4. Opcional: define un modo distinto por localidad en la pestaña Localidades (heredar, desactivada, opcional u obligatoria).
  5. Revisa las miniaturas en Registro de Horas y decide las excepciones de identidad en Aprobaciones.

Notificaciones por WhatsApp

Envía avisos importantes de nómina y solicitudes por WhatsApp a los empleados que lo autoricen.

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  1. En Configuración, abre la pestaña “WhatsApp” y activa el servicio.
  2. Cada empleado autoriza (opt-in) su número de WhatsApp desde su perfil.
  3. El sistema envía avisos como nómina pagada o solicitudes aprobadas.
  4. Puedes ver el historial de mensajes enviados y su estado en la misma pestaña.

Exportar mis datos

El dueño (owner) puede descargar un ZIP con todos los datos de la empresa en archivos CSV: empleados, ponches, nómina, licencias, solicitudes, documentos, miembros, conceptos contributivos, cuentas contables y bitácora.

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  1. En Configuración, abre la pestaña “Exportar mis datos” (visible solo para el dueño).
  2. Por seguridad, los SSN siempre van enmascarados (últimos 4 dígitos) en las exportaciones generales. Solo un trámite oficial autorizado y registrado en bitácora puede incluir los datos completos requeridos.
  3. Presiona “Generar exportación”; el archivo se prepara en segundo plano y recibirás una notificación cuando esté listo.
  4. Descarga el ZIP desde la tabla de exportaciones recientes. Incluye un LEEME.txt que explica cada archivo CSV.
  5. El enlace expira a las 24 horas y el archivo se elimina del servidor tras descargarlo. Toda exportación queda registrada en la bitácora.

Asiento Contable

Exporta cada nómina como un asiento contable balanceado (débitos = créditos) listo para QuickBooks o Excel, con nombres de cuentas personalizables.

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  1. En “Cuentas contables” renombra las cuentas para que coincidan con tu plan contable y, opcionalmente, añade sus números de cuenta.
  2. Ve al detalle de un período procesado o pagado en Nómina; los períodos en borrador no se pueden exportar.
  3. Presiona “Exportar a QuickBooks” y elige CSV QuickBooks, Excel de respaldo o PDF resumen.
  4. Elige entre un asiento del período o asientos desglosados y balanceados por empleado.
  5. El CSV se importa en QuickBooks como Journal Entry; cuando hay número, la cuenta aparece como “1234 · Nombre”. El Excel incluye asiento y detalle por empleado.
  6. Cada exportación exitosa queda registrada y se muestra la fecha y formato de la última exportación.

Usuarios

Crea cuentas de acceso y asigna roles: administrador, gerente, empleado o CPA (solo lectura financiera).

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  1. Presiona “Nuevo usuario” y vincúlalo a un empleado.
  2. Asigna el rol adecuado según sus responsabilidades.
  3. También puedes enviar invitaciones por correo.
  4. Al crear una invitación se muestra un código QR junto al enlace: el invitado puede escanearlo con su teléfono para abrir la invitación (y la app móvil si la tiene instalada).

Suscripción

Administra tu plan de PunchRoll: planes desde $99.99/mes (hasta 5 empleados) hasta $499.99/mes (hasta 50). Cada empleado adicional sobre el límite: $15/mes. Cambia de plan o actualiza tu método de pago.

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  1. Revisa tu plan actual y el límite de empleados.
  2. Elige el plan según la cantidad de empleados de tu empresa (5, 10, 20, 35 o 50).
  3. Completa el pago seguro con tarjeta en la página de Stripe.
  4. Usa el portal de pago para facturas, cambio de plan y método de pago.
  5. Acceso Móvil: los planes PunchRoll 20/35/50 incluyen la app móvil; si tienes PunchRoll 5 o 10, actívala con el add-on “Acceso Móvil” ($14.99/mes) desde la tarjeta Acceso Móvil de esta página.

Mis Tarifas de Nómina

Con jurisdicción “General (otro país)”, el sistema NO siembra tarifas contributivas: tú defines tus propias deducciones (nombre, tasa, tope salarial), la moneda de despliegue y las reglas de horas extra (umbral semanal y multiplicador); todo cálculo usa exclusivamente lo que configures aquí. Con jurisdicción Puerto Rico, esta página permite ajustar las reglas de horas extra respetando los mínimos legales.

Leer guía →
  1. Lee el descargo de responsabilidad: las tarifas son tuyas; PunchRoll no las valida legalmente.
  2. En “Preferencias” elige la moneda (código ISO, p. ej. USD, EUR, MXN) y ajusta las reglas de horas extra.
  3. Presiona “Nueva tarifa” para añadir una deducción: nombre, tasa (%), tope salarial opcional y si aplica al empleado, al patrono o a ambos.
  4. Edita o elimina tarifas existentes según cambien tus reglas locales.
  5. Las nóminas nuevas usarán las tarifas vigentes al momento de procesar.
  6. En Puerto Rico: si configuras horas extra por debajo del mínimo legal, verás una ventana de advertencia; puedes cancelar o aceptar bajo tu responsabilidad (queda registrado).

Tablas de Retención de Hacienda

Administración global (súper admin) de las tablas de retención del Departamento de Hacienda de PR. El sistema incluye la tabla oficial 2017 del Manual para Patronos con el método POR PERÍODO (Apéndices 1 y 2): la retención se calcula directamente sobre el salario de cada período (semanal, bisemanal, quincenal o mensual), sin anualizar, e incluye la exención de jóvenes de 16 a 26 años hasta $40,000 brutos al año (con opción de renuncia por empleado). También se pueden crear tablas anuales manuales para otros años.

Leer guía →
  1. Escoge el año contributivo y descarga la plantilla CSV o Excel; la hoja incluye un juego completo marcado como EJEMPLO.
  2. Reemplaza todos los ejemplos con la tabla oficial 499 R-4.1 de Hacienda: fuente, vigencia, exenciones y tramos de los cuatro períodos.
  3. Sube el archivo. Corrige todos los errores indicados por fila; si aparece un error, no se guarda nada.
  4. Revisa la vista previa de fuente, vigencia, exenciones, rangos y tasas, y luego importa la tabla como borrador.
  5. Abre el borrador, añade escenarios con los ejemplos oficiales de Hacienda y verifica que todos aparezcan en verde.
  6. Activa el borrador confirmado; desde ese momento la nómina usa esa tabla. Si un escenario falla, no actives salvo que hayas verificado por otro medio.
  7. Para preparar el próximo año, usa “Copiar al año siguiente” en la tabla activa, actualiza el nuevo borrador con la publicación oficial y repite la verificación.

Consola de Plataforma y Modo Soporte

Fuera del modo soporte, el súper admin solo ve la consola de plataforma (Empresas, Firmas CPA, Métricas, Licencias Móviles, Formularios, Centro Legal, Bitácora Global y Tablas de Retención) y el sistema bloquea cualquier cambio en los datos operacionales de las empresas. Para asistir a una empresa, activa el modo soporte: adoptas temporalmente el rol de administrador de esa empresa, con todas las acciones auditadas.

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  1. Ve a “Empresas” y localiza la empresa que necesita asistencia.
  2. Presiona el botón “Administrar como soporte” (ícono de salvavidas) en la fila de la empresa.
  3. Verás el menú completo de esa empresa y un banner ámbar indicando que estás en modo soporte; todo cambio queda auditado como soporte.
  4. El candado de suscripción no te bloquea mientras asistes a la empresa.
  5. Al terminar, presiona “Salir del modo soporte” en el banner para regresar a la consola de plataforma.

Métricas de la Plataforma

Panel global (súper admin) con el resumen de toda la plataforma: empresas activas y suspendidas, firmas CPA y sus clientes, empleados, usuarios y licencias móviles activas.

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  1. Abre “Métricas de la Plataforma” desde el menú de la consola.
  2. Revisa las tarjetas: empresas activas/total, suspendidas, firmas CPA, clientes CPA, empleados, usuarios y licencias móviles.
  3. Usa estas cifras para monitorear el crecimiento y detectar empresas suspendidas o sin actividad.

Salud del Correo

Consola (súper admin) para verificar que el sistema de correos funciona: estado del proveedor (Resend), remitente configurado, últimos 20 envíos con su resultado y un botón para enviarte un correo de prueba.

Leer guía →
  1. Abre “Salud del correo” desde el menú de la consola de plataforma.
  2. Revisa la tarjeta del proveedor: verde significa que el sistema puede enviar correos; roja indica que falta la clave RESEND_API_KEY.
  3. Verifica el remitente configurado; sin dominio verificado, Resend usa onboarding@resend.dev y solo entrega al dueño de la cuenta.
  4. Consulta la tabla de los últimos 20 envíos: fecha, destinatario, asunto, tipo y si se envió o falló (pasa el cursor sobre “Falló” para ver la razón).
  5. Presiona “Enviar correo de prueba” para recibir un correo en tu propia dirección y confirmar que todo funciona.
  6. Cuando un correo falla, las pantallas de invitaciones, registro y recuperación de contraseña muestran un enlace copiable para compartirlo manualmente.

Licencias Móviles

Gestiona licencias móviles por empresa: el súper admin otorga cupos beta gratuitos y los dueños o administradores compran licencias adicionales al precio de su oferta.

Leer guía →
  1. Abre “Licencias Móviles” desde el menú de la consola.
  2. Selecciona la empresa en el menú desplegable.
  3. Revisa por separado los cupos beta, incluidos por plan, comprados, en uso y disponibles.
  4. Si la empresa tiene beta activa, escribe el cupo gratuito y confirma. Esta acción nunca genera cargos en Stripe.
  5. En una cuenta dueña o administradora con plan pagado, revisa el precio por licencia, la diferencia mensual y confirma antes de actualizar la compra.
  6. Presiona “Desactivar” en una licencia activa si el empleado ya no la necesita; desactivar no borra al empleado.

Modo Educativo (Códigos Demo)

Gestión (súper admin) de códigos educativos: crea códigos con cupo y fecha de expiración para que estudiantes activen sandboxes de práctica en /demo con datos de ejemplo. Los sandboxes muestran un banner permanente, sus PDFs llevan la marca “EJEMPLO — SIN VALIDEZ”, quedan fuera de las métricas de la plataforma y se purgan automáticamente 30 días después de expirar.

Leer guía →
  1. Abre “Códigos Demo” desde el menú de la consola.
  2. Presiona “Crear código”, escribe un nombre (por ejemplo, el curso), la fecha de expiración y el cupo máximo; puedes dejar que el sistema genere el código.
  3. Comparte el código con los estudiantes: ellos entran a /demo, ingresan el código, su nombre, correo y contraseña, y obtienen su propio sandbox con datos de ejemplo.
  4. Consulta los sandboxes de cada código (correo del dueño, último acceso y si procesaron nómina) con el botón de detalle.
  5. Desactiva un código cuando termine el curso; los sandboxes expirados se purgan automáticamente a los 30 días.

Retenciones de Hacienda (Portal CPA)

Vista del portal CPA para gestionar los parámetros 499 R-4.1 de los empleados de tus clientes vinculados: editor con simulador de retención, reconciliación trimestral y export a Excel. Cada cambio queda auditado con la identidad de la firma y notifica a los administradores del cliente.

Leer guía →
  1. Entra al Portal CPA y abre la pestaña “Retenciones”.
  2. Elige el cliente; verás sus empleados con los parámetros 499 R-4.1 actuales.
  3. Abre el editor de un empleado, ajusta modo, estado civil, dependientes o concesiones y usa el simulador para ver la retención estimada antes de guardar.
  4. Guarda: el cambio se audita con tu identidad de firma CPA y el administrador del cliente recibe una notificación.
  5. Usa la sección de reconciliación para cuadrar lo retenido por trimestre y exportarlo a Excel.

Radicaciones administradas (Portal CPA)

Servicio para firmas CPA que radican las planillas de sus clientes: active el servicio por cliente, trabaje la cola por fecha límite (941-PR, 499 R-1B, DTRH, choferil y W-2PR), avance cada radicación por su flujo, adjunte evidencia y descargue el paquete de documentos del período. La firma y el cliente reciben recordatorios 30, 14 y 3 días antes del vencimiento.

Leer guía →
  1. Entra al Portal CPA y abre la pestaña “Radicaciones”.
  2. Activa el servicio para cada cliente cuyas planillas radica tu firma; al activarlo se genera el calendario del año.
  3. Usa los filtros (cliente, año, formulario, estado) y trabaja la cola: “Comenzar preparación” → “Enviar a revisión”.
  4. Desde revisión: “Marcar radicada” (requiere número de confirmación y fecha) o “Devolver a preparación” con una nota explicando qué corregir.
  5. Adjunta la evidencia (acuse o confirmación) y usa “Paquete del período” para descargar en ZIP los documentos ya generados del trimestre o del año.
  6. Cuando la agencia responda, usa “Confirmar radicación”; el cliente ve todo el historial en su página de Trimestrales.

Radicaciones administradas por su CPA

Si su firma CPA radica sus planillas, en la página de Trimestrales verá una tarjeta informativa con el estado de cada radicación: fecha límite, estado, número de confirmación, evidencia e historial. Usted no tiene que hacer nada: la vista es de solo lectura y el widget “Radicaciones” del dashboard le indica con colores si todo está al día.

Leer guía →
  1. Abre “Trimestrales”: si tu CPA activó el servicio, verás la tarjeta “Radicaciones administradas por su CPA”.
  2. Revisa cada fila: formulario, período, fecha límite (roja si venció, ámbar si está cerca) y estado.
  3. Cuando una radicación esté “Radicada” o “Confirmada”, verás el número de confirmación y podrás descargar la evidencia.
  4. Usa el ícono de historial para ver quién cambió el estado y cuándo, y el de paquete para descargar los documentos del período.
  5. En el dashboard, añade el widget “Radicaciones”: verde = al día, ámbar = próxima a vencer, rojo = vencida.

Centro Contributivo

Tablero de obligaciones contributivas: radicaciones (941-PR, 499R-1B, W-2PR), validación, firma, transmisión o carga manual en SURI/SSA/EFTPS, acuses y pagos con doble control.

Leer guía →
  1. Revisa el tablero por año: cada fila muestra patrono, formulario, período, fecha límite y estado.
  2. Abre una radicación y usa los botones en orden: Calcular, Validar, Generar y Aprobar.
  3. Descarga el archivo y súbelo al portal (SURI/SSA/EFTPS) o transmite si el canal lo permite; sigue el flujo guiado.
  4. Registra el recibo y el acuse oficial cuando la agencia responda.
  5. Si hay pago, prográmalo y apruébalo con contraseña (doble control); concíliala luego con la referencia externa.

Depósito Directo

Administra el depósito directo de tus empleados: autorizaciones, corridas de pago y conciliación bancaria.

Leer guía →
  1. Revisa el resumen de empleados inscritos y pendientes.
  2. Registra autorizaciones manuales o en nombre del empleado con su consentimiento.
  3. Al pagar una nómina, genera la corrida de depósito y concíliala cuando el banco confirme.
  4. Si tu banco acepta archivos ACH, al pagar la nómina activa la opción de archivo bancario (NACHA): descarga el archivo, súbelo al portal de tu banco y luego marca el lote como pagado.

Analítica

Tableros interactivos de asistencia, horas y costos laborales para detectar tendencias y tomar decisiones.

Leer guía →
  1. Elige el tablero: asistencia, horas o costos.
  2. Ajusta el rango de fechas y los filtros por empleado o ubicación.
  3. Usa las gráficas para comparar períodos y detectar patrones.
  4. Para el reporte de nómina (Totales por Nóminas) elige el tipo Nómina: verás una fila por cada nómina en orden de fecha, con el nombre de tu empresa, la fecha del reporte y una fila de totales.
  5. Cada deducción aparece en su propia columna con el nombre exacto con que se guardó (Seguro Social, Medicare, Income Tax, Incapacidad, Seguro Choferil, ASUME y cada deducción adicional). Si un total guardado no tiene desglose, se muestra como 'sin desglose' en vez de inventar una división.
  6. Usa el filtro de empleado para ver todos los empleados o uno solo. La fecha de cada fila es la fecha de pago; si no existe, se usa el cierre del período (marcado con *). La columna Estado indica si la nómina está pagada o en borrador.
  7. Descarga el reporte en PDF horizontal (las columnas que no caben siguen en páginas adicionales) o en Excel/CSV.

Panel Ejecutivo

Vista gerencial con indicadores financieros y operativos de alto nivel para dueños, administradores y CPA.

Leer guía →
  1. Revisa los indicadores clave del período (costo laboral, horas, nómina).
  2. Compara contra períodos anteriores para ver la tendencia.
  3. Usa esta vista en reuniones gerenciales o con tu CPA.

Bitácora

Registro de auditoría: cada cambio en el sistema queda anotado con quién lo hizo, cuándo y qué cambió.

Leer guía →
  1. Filtra por fecha, usuario o tipo de acción.
  2. Abre una entrada para ver el detalle del cambio.
  3. Úsala para investigar discrepancias o para cumplimiento.

Catálogo de Licencias

Consulta las licencias que aplican según tu jurisdicción (Puerto Rico): vacaciones, enfermedad, maternidad, jurado y más, con su base legal.

Leer guía →
  1. Revisa cada tarjeta para ver si la licencia es con paga y su tope.
  2. Verifica la ley que la respalda (por ejemplo, Ley 180-1998 para vacaciones y enfermedad en PR).
  3. Para solicitar tiempo libre, ve a la página de Tiempo Libre.

Acumulaciones YTD

Totales acumulados del año por empleado: salarios, retenciones y aportaciones patronales, listos para cuadres y planillas.

Leer guía →
  1. Elige el año que quieres revisar.
  2. Verifica los acumulados por empleado y por concepto.
  3. Úsalo para cuadrar trimestrales y preparar los W-2.

Marca

Personaliza los colores, el logo y el nombre del asistente para que el sistema luzca con la identidad de tu empresa.

Leer guía →
  1. Elige una paleta predefinida o define tus colores.
  2. Sube el logo de tu empresa.
  3. Guarda y verifica cómo se ve en todas las páginas.

Guías públicas de nómina de Puerto Rico

Consulta recursos públicos de PunchRoll para entender conceptos de nómina y cumplimiento laboral en Puerto Rico.

Leer guía →
  1. Abre Guías de Nómina desde el sitio público de PunchRoll; no necesitas iniciar sesión.
  2. Selecciona el recurso relacionado con el tema de nómina o cumplimiento que deseas consultar.
  3. Lee la guía completa y usa los enlaces relacionados para ampliar la información.
  4. Confirma requisitos específicos con tu CPA o asesor laboral antes de tomar decisiones contributivas o legales.

Asistente Ponchi

Chat flotante disponible en todas las páginas (web y móvil). Responde preguntas de nómina con los datos reales de tu empresa y solo puede mostrarte lo que tu rol permite.

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  1. Presiona la burbuja de Ponchi (esquina inferior derecha) para abrir el chat.
  2. Como administrador o dueño, puedes continuar el recorrido web en otro navegador con el mismo usuario y empresa. Se sincronizan el paso, las omisiones, el cierre y la finalización; Primeros pasos sigue consultando datos reales.
  3. Espera a que se guarde el progreso antes de cambiar de dispositivo. Si aparece un error, reintenta. Los cambios simultáneos respetan la versión del servidor. Un recorrido terminado no vuelve a abrirse salvo que elijas iniciarlo de nuevo; nunca ejecuta acciones por ti.
  4. Pregunta sobre tasas y deducciones: Ponchi consulta los parámetros contributivos configurados de tu empresa, nunca inventa cifras, y siempre recomienda verificar con tu CPA.
  5. En Nómina, usa “Revisar con Ponchi” antes de procesar un período para ver el informe semáforo de chequeos automáticos.
  6. En Talonario (web o móvil), usa “Explícame este talonario” para una explicación sencilla de cada deducción.
  7. Cualquier acción que cambie datos (crear período, solicitar tiempo libre, etc.) siempre te pedirá confirmación antes de ejecutarse.
  8. Tu privacidad está protegida: Ponchi nunca ve números de seguro social ni cuentas bancarias completas, y cada empleado solo puede consultar su propia información.

Gestión de Integraciones

Conecta y configura Moov, QuickBooks, Correo y Notificaciones para tu empresa.

Leer guía →
  1. Ve a Configuración y selecciona el menú o pestaña de Integraciones.
  2. Para Moov, valida tus datos de negocio y aprueba los microdepósitos para activar el depósito directo.
  3. Para QuickBooks, conecta tu cuenta usando OAuth, asigna tus cuentas contables y escoge tu período de revisión antes de activar la sincronización automática.
  4. Configura tu propio proveedor de correos (Resend) ingresando tu API key para personalizar los mensajes enviados a los empleados.
  5. Revisa la bitácora de actividad (Activity Log) de cada proveedor para asegurar que se están enviando y recibiendo los datos correctamente.